Kostengünstige Automatisierung durch RPA – Wie Software-Roboter in KMU lästige Aufgaben übernehmen

Alles Handarbeit! Oder lieber doch nicht? Der Druck auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) wird größer. Während Großunternehmen und Konzerne immer mehr auf Automatisierung setzen, versuchen sie in einem durch Handarbeit geprägten Arbeitsprozess den veränderten Herausforderungen des Markts zu begegnen. Die Ansprüche der Kunden steigen, das Erfüllen individueller Wünsche wird schwieriger. Dabei können neue Technologien auch KMU Erleichterungen bringen. Doch viele von ihnen wissen nicht, welche Automatisierungslösungen passend für sie ist. Dabei gibt es schon heute Konzepte, die schnell umsetzbar und zugleich preiswert machbar sind.

Viele denken bei Automation lediglich an teure Maschinen und Roboterarme, die Aufgaben des Menschen übernehmen. Doch Automatisierung kann in ganz unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens stattfinden. Das Ziel ist immer dasselbe: Durch die Veränderungen lassen sich Zeit und Geld sparen, das Stresslevel sinkt, Prozesse werden professionalisiert. Industrieroboter steigern zum einen die Produktivität in der Fertigung, übernehmen aber auch Arbeiten, die für den Menschen zu schwer oder sogar gesundheitsbelastend sind. Immer wichtiger wird jedoch auch das Thema RPA, die Robotic Process Automation. Sie bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern, um beispielsweise Aufgaben aus der Verwaltung zu automatisieren.

Prozesse verstehen und Lösungen finden

Interessante Ergebnisse lieferte im Jahr 2019 die Studie Process Mining & RPA des Marktforschungsunternehmens IDG Research Services. Demnach hatte fast jedes fünfte KMU bereits RPA-Pilotprojekte umgesetzt, während jedes vierte KMU den Einsatz von RPA plante. Insgesamt 44 Prozent der Befragten räumten RPA im Jahr 2020 einen hohen oder sehr hohen Stellenwert ein.

Wer RPA einführen will, muss seine Prozesse verstehen. Was läuft wie ab, welch Daten braucht es dafür und welche Software kommt dabei zum Einsatz? Wer diesen Überblick hat, kann prüfen, ob eine Automatisierung in diesem Fall Vorteile bringt. Wichtig sind dabei unter anderem folgende Kriterien: Ist es eine Aufgabe, die aktuell sehr zeitaufwendig ist? Läuft der Prozess standardisiert ab? Sind die Abläufe fehleranfällig? Ein Software-Roboter imitiert menschliches Verhalten. Er schaltet sich in verschiedene Anwendungen ein und führt die bisher von Mitarbeitenden durchgeführten Aufgaben aus. Solche Routinevorgänge sind zum Beispiel das Ausfüllen von Formularen, das Schreiben von Rechnungen, Kopiervorgänge oder das Verschieben von eingehenden E-Mails in die richtigen Ablageordner.

Wichtiges Zukunftsthema für KMU

Großer Vorteil der RPA: Das Einführen kostet im Vergleich zu hochmodernen Industrierobotern wenig und amortisiert sich schnell. Das macht die Lösungen attraktiv für KMU, auch weil sie sich ganz einfach in bestehende IT-Strukturen integrieren lassen. Unternehmen sind deshalb gut beraten, sich intensiv mit diesem Thema zu beschäftigen. Es ist ein erster Schritt auf dem Weg zur Automatisierung. Es muss nicht gleich die vollautomatisierte Produktionsanlage sein – Potenzial steckt auch im Kleinen.